AVG – ook voor &samhoud Consultancy een belangrijk thema

image description

AVG – ook voor &samhoud Consultancy een belangrijk thema

Blog door Robin Beiler Business Consultant Bouw en Van de Meerendonk.

Onze klant - &samhoud Consultancy - adviseert haar klanten op het gebied van o.a. visie, strategie, verandermanagement, leiderschapsontwikkeling en innovatie. Geen project is hetzelfde, maar kennen wel één constante. Dat is het inzetten van applicaties om het project te ondersteunen. Online omgevingen waar mensen in samenwerken, zaken delen en discussies voeren.

Het goed en veilig omgaan met deze vertrouwelijke gegevens is van groot belang. &samhoud Consultancy wil geen risico lopen dat deze onder ogen komen van verkeerde personen. De organisatie voelde de urgentie, het nut en de plicht om te voldoen aan de nieuwe richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wat begon als een verplichte en ‘ver-van-ons-bed’ exercitie resulteerde in een mooi traject, vol met bewustwording en betrokkenheid van de mensen binnen de organisatie.

Veiligheid is van groot belang
Zoals gezegd is binnen de diversiteit aan projecten de inzet van online-applicaties een vaak terugkerend onderdeel. In de verschillende projecten faciliteert het de uitwisseling van informatie, discussies, afstemming en samenwerking. Die omgevingen bevatten daarmee veel vertrouwelijke informatie.

AVG als verplichte kost
&samhoud Consultancy zag de noodzaak en plicht om te voldoen aan de nieuwe privacywetgeving. Het is van groot belang dat de organisatie en haar medewerkers de gegevens van haar klanten veilig en met respect voor de nieuwe wet gebruikt en behandelt. Naast de gegevens van klanten geldt dat ook voor de persoonlijke gegevens van de collega’s die opgeslagen zijn in bijvoorbeeld personeelsdossiers.

Aanpak
Elk project is verschillend en laat zich daarmee lastig in een keurslijf gieten. Toch was dat nodig. Onze werkwijze waarbij de organisatie het vertrekpunt is en niet de wetgeving of norm zelf bewees hier zijn kracht. De manier van werken en uitvoeren van projecten nemen we daarbij als vertrekpunt. Daarin zijn de raakvlakken met de AVG gezocht. Om vervolgens op een praktische en werkbare manier de afspraken en kaders te bepalen. Zonder daarbij de creatieve ruimte van de consultants te beperken. Andersom, het werk aanpassen aan de wet, was kansloos geweest. In dit vak laten klanten en projecten zich nu eenmaal niet in het raamwerk van een wet vatten. Omgekeerd, de wet als kader gebruiken voor wat kan en mag, werkte wel.

Inzet SmartManSys
Om alle documenten en procesbeschrijvingen op één plaats te kunnen opslaan en eenvoudig toegankelijk te maken heeft &samhoud Consultancy gekozen voor de inzet van SmartManSys. SmartManSys is onze online omgeving om alle verplichte en relevante documentatie in een managementsysteem te kunnen beheren. Daarmee is het voor iedereen toegankelijk en is altijd de juiste versie voorhanden. Naast het documentbeheer kan de projectmanager eenvoudig de taken rondom het project en het beheer van het managementsysteem uitzetten en de voortgang bewaken. Een ander voordeel is dat de AVG is opgenomen in SmartManSys. Op deze manier is het eenvoudig om alle verplichte en relevante onderdelen toe te passen in het managementsysteem.

Gestaag en gestructureerd
De beide interne projectleiders hebben samen met onze consultant het project tot een goed einde gebracht. Er zijn presentaties gegeven, werkoverleggen bijgewoond en er is geholpen met uitwerken van de verschillende documenten en processen. Een goed overall projectmanagement heeft ervoor gezorgd dat de klus in ruim drie maanden geklaard is.

Resultaat
Als voornaamste resultaat zien we het inzicht en de bewustwording van het belang van dit thema. Gecombineerd met de rol en verantwoordelijkheid die elke individuele medewerker daarin heeft. Informatiebeveiliging en privacy is daarmee een taak van de hele organisatie geworden in plaats van het projectteam of een enkele afdeling. Alle medewerkers zijn zich meer bewust van de wijze waarop informatielekken kunnen worden voorkomen. Waarbij iedereen nu ook weet hoe ze het risico daarop kan minimaliseren.

&samhoud Consultancy helpt haar klanten op een unieke en individuele wijze met uiteenlopende programma’s en projecten. Ze kan nu ook aangeven dat ze daarbij de privacy en Informatiebeveiliging goed geregeld heeft en daarmee compliant is aan de privacywetgeving AVG.

image description

Wilt u ook aantoonbaar voldoen aan de AVG? Neem dan contact met me op.