Jetmail spaart ze!

image description

Jetmail spaart ze!

Blog door Pieter Kloetstra Business Consultant Bouw en Van de Meerendonk.

Ze hebben er inmiddels vijf. Vijf managementsystemen om precies te zijn. De vraag is hoe je vijf bestaande managementsystemen in één organisatie binnen afzienbare tijd weer actueel en vernieuwd krijgt, zonder de medewerkers te veel te belasten. Het antwoord: Door de vijf systemen als één geheel te zien, de organisatie en haar werkwijze als uitgangspunt te nemen en een strakke projectorganisatie neer te zetten. 

Tegen de stroom in
In ons vak komen we bij verschillende en bijzondere bedrijven over de vloer. Jetmail is er daar één van. Als grootste Direct Mail bedrijf van Europa kunnen zij 2 miljoen mailings per dag verzorgen. Kwaliteit en het versturen van deze mailings conform afspraak staan hierbij centraal. Jetmail maakt daarover uitvoerige afspraken met haar klanten. Klanten die ook het bewijs willen dat Jetmail die afspraken nakomt. Achteraf, maar ook vooraf bij aanbestedingstrajecten. Er zijn grote hoeveelheden vertrouwelijke informatie van klanten nodig bij deze werkzaamheden. De veiligheid en vertrouwelijkheid daarvan is essentieel. Jetmail roeit tegen de stroom in. Waar digitalisering de fysieke post enorm doet afnemen, lukt het Jetmail om in deze krimpende markt te groeien.

Investeren in nieuwe technieken en aantoonbaar goed werk leveren zijn hierbij cruciaal aldus Louis de Jong (General Manager).

Een grote verzameling managementsystemen
Om te zorgen dat de kwaliteit van het werk, de informatieveiligheid en de privacy goed georganiseerd is én blijft heeft Jetmail verschillende managementsystemen. Onder andere ISO 9001 en 14001 voor de kwaliteit en duurzaamheid. ISO 27001 voor de veiligheid en privacy van de gegevens en ISO 22301 voor de bedrijfscontinuïteit en omgang met incidenten. De ISAE 3402 type I en II rapportage toont aan dat Jetmail in de praktijk ook daadwerkelijk conform afspraken werkt. Deze rapportage is bij aanbestedingen een veel gestelde voorwaarde.

Tim Corsmit (Directeur eigenaar): “Niet alleen het eindresultaat telt, maar ook alles eromheen. Van het tijdig leveren en de bereikbaarheid van onze klantenservice tot de betrokkenheid van onze specialisten en het naleven van de hoogst mogelijke milieueisen. Tijdens de 5-daagse audit is onze organisatie volledig binnenste buiten gekeerd.”

Slim en praktisch aanpakken
Zoveel normenkaders vernieuwen is complex en omvangrijk. Als je dat niet slim en praktisch aanpakt wordt het óf een lang en tijdrovend proces óf het gaat simpelweg niet lukken. Die praktische aanpak was ook de reden voor Jetmail om met ons in zee te gaan. ISO en ISAE zijn erg belangrijk, maar er moeten dagelijks ook heel veel poststukken de deur uit. We hebben ervoor gekozen om dit gecombineerd aan te pakken. Eenvoudig gezegd alle normen op één hoop. Want in de normen zit overlap en die hebben we als vertrekpunt genomen. De specifieke zaken van elk normenkader vulden we daar op aan. We hebben samen met de betrokkenen uit de organisatie iedere norm op een praktische manier uitgewerkt in een voor de medewerker ‘logische’ werkwijze. De toets aan de normenkaders is door de consultant van Bouw & Van de Meerendonk gedaan. Op die manier hebben we veel tijd kunnen besparen in bestede uren maar zeker ook in doorlooptijd.

SmartManSys
Een belangrijk hulpmiddel in onze aanpak is SmartManSys. Onze softwareoplossing om het opzetten van dit soort managementsystemen efficiënter en beter te laten verlopen. SmartManSys wordt sinds januari dit jaar door Jetmail gebruikt als controlesysteem waarin bevindingen van interne kwaliteitscontroles worden genoteerd zodat deze tijdig opgepakt en opgelost kunnen worden.

“Deze manier van werken is erg prettig en efficiënt. Het is namelijk mogelijk om elke keer een duidelijke oorzaakanalyse uit te voeren zodat we onze processen duurzaam kunnen verbeteren”, aldus Carlo van den Broek (Commercieel Directeur)

Samenwerking
Jetmail en Bouw & Van de Meerendonk werken al meerdere jaren samen aan de invoering, uitbreiding en revisie van de managementsystemen. De vele normenkaders maakte dit een complex project. Betrokkenheid en eigenaarschap vanuit de organisatie is in dat soort projecten essentieel voor het succes. Dit bleek bij Jetmail meer dan genoeg aanwezig. Wij hebben de belasting van de mensen in het traject tot een minimum weten te beperken waardoor alle partijen tevreden konden terugkijken op de samenwerking. Alle certificaten zijn weer verlengd, we mogen dus concluderen dat het een succesvolle samenwerking is geweest! 

image description