Metaobjects; “In drie maanden geregeld”.

image description

Metaobjects; “In drie maanden geregeld”.

Een blog van Pieter Kloetstra en Robin Beiler

Metaobjects ontwerpt, ontwikkelt en beheert applicaties voor het sociale domein. Met deze oplossingen kunnen gemeentes eenvoudiger en efficiënter bijvoorbeeld (on)geoorloofd verzuim van leerlingen monitoren en hierop acteren. Applicaties die privacygevoelige-gegevens verwerken en die altijd beschikbaar en toegankelijk moeten zijn.

Comply to many
Om aan de strenge eisen van opdrachtgevers te kunnen voldoen, koos Metaobjects er voor om naast de ISO 27001 voor informatiebeveiliging en de AVG  voor privacy, ook te voldoen aan de NEN 7510, de informatiebeveiligingsnorm voor de zorg. Tenslotte lag nog de wens voor een ISO 9001 certificering op tafel om de kwaliteit van de dienstverlening te garanderen. Drie normen en de privacywet! Een complex, omvangrijk en uitdagend traject.

Jan Bouw: “Nadat twee andere partijen het niet voor elkaar hadden gekregen om de drie gewenste standaarden te implementeren, rees logischerwijs bij Metaobjects de vraag waarom het ons wel zou gaan lukken? Onze aanpak en ervaring met vergelijkbare trajecten gaf het noodzakelijke vertrouwen om te starten. Maar we kregen wel een aantal voorwaarden mee.”

De winkel is ondertussen gewoon open
Naast de inhoudelijke opdracht stelde Metaobjects een aantal aanvullende voorwaarden:

  • Het moet praktisch zijn. Onze organisatie moet er beter van worden: geen papieren tijger dus.
  • Borg het proces binnen onze organisatie en maak je als consultants ‘misbaar’ voor het beheer.
  • Leg geen groot beslag op onze medewerkers. De winkel moet gewoon openblijven.

Last but not least stelde Metaobjects de voorwaarde om na 5 weken en GO/NOGO-moment in te plannen. Op deze manier kreeg de organisatie de kans om op dit moment te stoppen met het project of door te gaan. Voor ons betekende dit; aan de slag dus!

Het geheim van de smid
Het GO/NOGO-moment werd een volmondig ‘GO’! Metaobjects toonde na die 5 weken vertrouwen in de aanpak van Bouw en Van de Meerendonk. Wat ligt daaraan ten grondslag?

  • De organisatie is altijd het uitgangspunt. De normering is het middel om de eigen unieke processen te toetsen en daar waar nodig aan te scherpen.
  • Een goede fit-gap analyse zorgt ervoor dat je alleen dat doet wat nodig is. Pragmatisch en praktisch.
  • De organisatie wordt vanaf het eerste moment meegenomen. Zo zorgen we samen voor betrokkenheid, kennis en bewustzijn.
  • Een projectmatige aanpak met een helder stappenplan inclusief deadlines. Deadlines en afspraken waar we elkaar aan houden.
  • Wekelijks rapporteren van de voortgang, resultaten én tegenvallers om verrassingen te voorkomen en kort-cyclisch bij te sturen.
  • Last but not least: de inzet van SmartManSys. Deze tool bevat standaardprocessen en templates. Veel van het werk is daarmee al gedaan. Tevens filtert SmartManSys alle overlap tussen de normen. Dat scheelt heel veel dubbel werk. Zeker in dit project waar maar liefst vier normen/kaders in dezelfde periode geïmplementeerd zijn.

Meer dan een papiertje
De certificaten waren absoluut belangrijk. Maar dan als extern bewijs dat Metaobjects deze normen duurzaam geïntegreerd heeft in haar bedrijfsvoering. Want de primaire insteek was om de organisatie ook daadwerkelijk beter en slimmer te laten werken. Dat is de grootste winst van dit project. Het aanpassen van de processen en manier van werken heeft de kwaliteit en de informatieveiligheid naar een hoger niveau gebracht. Bovendien heeft het de snelheid en efficiency een flinke impuls gegeven. 

Quote
Metaobjects: Na twee slechte ervaringen waarbij het geld was uitgegeven maar het resultaat bij lange na niet was behaald, waren we op zoek naar een partij waarbij we bij voldoende inzet vanuit onze kant ook het einddoel gingen halen. Het werken met de mensen van Bouw en Van de Meerendonk was echt een verademing, de consultants zijn deskundig, enthousiast en uiterst productief. Samen hebben we dit traject in een korte tijd tot een goed einde gebracht.

image description

Meer weten hoe we ook uw organisatie kunnen ondersteunen?