Onze patiënten gaan altijd voor...

image description

"Onze patiënten gaan altijd voor..."

Blog door Eden Frunt Business Consultant Bouw en Van de Meerendonk.

Informatieveiligheid is belangrijk. Ook voor De Hoop ggz. Maar de zorg voor de patiënten staat altijd voorop. Voldoen aan de NEN 7510 traject was de opdracht maar het project moest zich schikken rondom het zorgproces. De lat werd nog wat hoger gelegd. Het traject moest in korte tijd worden gerealiseerd. Hoe pak je dat aan?

Om met het einde te beginnen
Het certificaat is binnen 8 maanden behaald. Voor een organisatie van deze omvang een bijzondere prestatie. Het inzicht in het belang van informatieveiligheid bij de medewerkers is hiervoor de basis geweest. Aanvullend op het managementsysteem en certificaat zijn ook methodieken voor het melden van datalekken en veiligheidsincidenten geïmplementeerd. Deze laatste betreft alle vormen van incidenten binnen de zorgverlening van De Hoop ggz. De zorg voor de patiënten is tijdens het project onverminderd hoog geweest.

Zorg is mensenwerk
De Hoop ggz verleent geestelijke gezondheidszorg. Naast de zorg staat ook het veilig omgaan met de (patiënten)gegevens hoog op de agenda. Het is een organisatie waarin veel mensen op veel verschillende plekken met gevoelige (patiënten) informatie werken. Om dat goed en duurzaam in te richten wilde het bestuur voldoen aan de NEN 7510 norm.

De zorg is mensenwerk. Het veilig met informatie omgaan voor het merendeel ook. Meer dan 80% van alle incidenten vinden hun oorzaak in menselijk handelen. Vaak zonder zich er bewust van te zijn. Eerlijk is eerlijk, informatieveiligheid is voor veel mensen niet het meest spannende thema. Ook niet voor de mensen binnen De Hoop ggz. Toch moeten we de mensen betrokken krijgen om de veiligheid ervan te organiseren. Hoe is dat gegaan?

De methode SmartManSys
We hanteren voor trajecten als deze onze SmartManSys methode. Een aanpak waarin een combinatie van onze aanpak, mensen en een software tool ervoor zorgt dat we op een snelle, efficiënte en pragmatische wijze een managementsysteem implementeren.

De directie was zich bewust van de uitdaging. De Hoop ggz is een grote organisatie met veel mensen en belangen. Het opzetten van een projectorganisatie met een brede vertegenwoordiging was de basis voor het succes. Daarmee zorg je voor de aansluiting op alle niveaus binnen de organisatie. Onze consultants hebben inmiddels veel ervaring opgedaan binnen GGZ omgevingen en weten hoe en met welke belangen ze rekening moeten houden.

Een van de afdelingsmanagers nam de rol van projectleider en aanjager op zich. De samenwerking met hem was essentieel. O.a. zijn kennis van de organisatie en de positie om dingen te kunnen regelen. Waarbij zijn boodschap helder was: ‘Het moet gebeuren en we gaan samen met de consultants van Bouw en Van de Meerendonk zorgen dat dit binnen afzienbare tijd geregeld is. Waarbij we er samen voor gaan zorgen dat het nog leuk wordt ook!’.

Meerdere wegen naar Rome
Er is niet ‘one best way’ voor een NEN 7510 traject. Elke organisatie en situatie is verschillend. Voor dit traject is gekozen om het in kleine korte stappen aan te pakken. Eerste de uitgangspunten (het richten). Vervolgens de procesbeschrijvingen en organisatie-aanpassingen (het inrichten) en als laatste de zorgen dat het naar de toekomst toe geregeld is en blijft (het verrichten). Elk stap eerst afronden en dan pas verder naar de volgende.

Wielen niet opnieuw uitvinden
De belasting op de organisatie moest minimaal zijn. Daarom is veel voorbereiding en voorwerk gedaan. De kennis en ervaring van onze consultants uit andere trajecten komt hier van pas. Zij weten hoe een zorginstelling werkt en waar de aandachtpunten liggen. Dat zorgt ervoor dat het ‘uitvinden van wielen’ tot een minimum kan worden beperkt.

De inventarisatie van de situatie en risico’s kon daardoor snel en doelgericht worden gedaan. In de loop der tijd is er een breed pallet aan templates, basisprocessen, beleidsstukken en werkvormen ontwikkeld. Met deze middelen kon De Hoop ggz haar eigen richtlijnen, beleid en procesbeschrijvingen relatief makkelijk opstellen en binnen afzienbare tijd opleveren.

Maak het jezelf makkelijk
Een belangrijk onderdeel in de methode is de inzet van de online tool SmartManSys. Deze softwareoplossing helpt het project op drie onderdelen. Het bevat onder andere alle eisen en uitgangspunten voor de NEN 7510 norm. Ook kunnen alle gemaakte documentatie centraal opgeslagen worden. De betrokken mensen binnen De Hoop ggz hebben daarmee altijd de juiste versie tot hun beschikking. Als laatste helpt de tool bij het managen van het project. Taken en voortgang kunnen eenvoudig worden opgevoerd. Dat is niet alleen praktisch voor de projectleider zelf maar ook voor de externe auditor die alles wat hij nodig heeft georganiseerd op één plek aantreft.

Meer dan het papiertje
Het is gelukt. In acht maanden tijd is het traject afgerond en het certificaat behaald. Een bijzondere prestatie. Met een groot compliment aan de medewerkers. Voor hun bijdrage bij de uitwerking en inrichting van het managementsysteem. Maar ook voor de wijze waarop ze nu met de (patiënten)informatie omgaan. Ze zijn zich bewust van hun rol in het zorgen voor de veiligheid daarvan.

Ook de manier van werken is aangescherpt. Verschillende taken gebeuren nu slimmer en sneller. Dat was geen doel vooraf maar achteraf wel een heel waardevolle extra van het traject. Met recht kan de organisatie aangeven dat ze haar informatieveiligheid aantoonbaar en duurzaam op orde heeft.

image description

Meer weten wat wij ook voor uw zorgorganisatie kunnen betekenen? Neem contact met me op.