Stenen, beton en de AVG. Wat hebben die met elkaar te maken?

image description

Stenen, beton en de AVG. Wat hebben die met elkaar te maken?

Blog door Robin Beiler Business Consultant Bouw en Van de Meerendonk.

De relatie daartussen zijn de 34.000 huurders en appartementseigenaren waarvoor Van ’t Hof Rijnland een woning beheert. Daarmee zijn zij een van de grotere vastgoedbeheerders van Nederland. Het beheer van zoveel woningen en klanten brengt veel gegevens met zich mee.

“Help ons te voldoen aan de AVG en zorg daarbij voor betrokkenheid, kennis en bewustzijn bij de medewerkers”. Dat was de vraag die we van hen kregen. Later kwam hier nog een vraag bij: “help ons ook om op een praktische en pragmatische wijze meer dan 500 individuele verwerkersovereenkomsten op te stellen”.

Een vastgoedbeheerder van formaat
Met 34.000 klanten is Van ‘t Hof Rijnland een grote vastgoedmanagementorganisatie. Naast de verhuur van woningen verzorgen zij ook het beheer van de Verenigingen van eigenaren (VvE).

Dat brengt een enorme hoeveelheid vertrouwelijke (persoons)gegevens met zich mee. Alle organisaties moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat is een wettelijke verplichting. Van ’t Hof Rijnland wilde verder gaan dan dat.  Ze wil haar klanten objectief kunnen laten zien dat alles rond dit thema goed en veilig geregeld is en dat ze met vertrouwen zaken kunnen doen.

De AVG is wat hij is – hoe je hem implementeert is waar je het verschil maakt.
De AVG-verordening is een helder kader dat voor elke organisatie hetzelfde is. Hoe je hem in de praktijk implementeert en waar de aandachtsgebieden liggen verschilt per organisatie. In deze case hebben we te maken met veel informatie die ook nog erg persoonlijk is. Hoe ga je daar goed en veilig mee om?

Een 0-meting en risicoanalyse maakt helder waar de aandacht naar uit moest gaan. Bij Van ’t Hof Rijnland lagen er twee mooie uitdagingen. Allereerst de medewerkers bewust maken van de thematiek, de risico’s en hen trainen om hier in de dagelijkse praktijk mee om te gaan. De andere uitdaging was om op een praktische manier meer dan 500 verwerkersovereenkomsten op te stellen voor de VvE’s en andere opdrachtgevers waar Van ‘t Hof Rijnland het beheer voor uitvoert.

Meer dan 400 individuele verwerkersovereenkomsten VvE.
Voor meer dan 400 Verenigingen van eigenaren was een verwerkersovereenkomst nodig om de gegevens van de eigenaars binnen de VvE te mogen gebruiken. Als we dat op de normale wijze zouden aanpakken dan ging dat enorm veel tijd kosten. Dat moest dus anders. Maar hoe?

De directeur beschikt over veel kennis van de materie en heeft dit stuk op zich genomen. Naast het leveren van een template en een aanpak hebben we bij verschillende inhoudelijke en juridische vragen de rol van sparringpartner vervuld. Want hoeveel overeenkomsten dan ook, elke overeenkomst is een uniek en individueel document dat 100% goed moet zijn.

Train de trainer
De 0-meting heeft verschillende vragen opgeleverd. Vragen als: Welke gegevens worden gebruikt? Wat is het doel? Wat mag ik wel vastleggen? Hebben we die gegevens nog wel nodig? Hoelang mogen we die bewaren? Wie mag wat zien? Hoe kan een klant inzage krijgen of informatie laten verwijderen? Allemaal situaties en vragen uit de dagelijkse praktijk.

In een aantal workshops hebben we met verschillende managers de antwoorden op deze vragen geformuleerd. Aansluitend is met hen een werkwijze bepaald om die antwoorden en keuzes te delen met hun teams. We zijn ook nog op de afdelingen gaan zitten om ‘hands-on’ hulp te bieden en tips te geven.

De AVG actueel houden
Om ook naar de toekomst toe het AVG kader actueel te houden en de medewerkers te helpen met vraagstukken hierover is de Compliance Officer opgeleid tot AVG verantwoordelijke. Daarbij heeft Van ’t Hof Rijnland ook gekozen voor de inzet van SmartManSys. De online tool die de implementatie en beheer van een norm als AVG makkelijker en efficiënter maakt.

Geregeld!
De klanten van Van ’t Hof Rijnland kunnen tevreden zijn. Naast een mooie woning en een goede service kunnen ze erop vertrouwen dat de veiligheid en privacy van hun gegevens goed geregeld is én blijft. 

image description

Wilt u ook aantoonbaar voldoen aan de AVG? Neem dan contact met me op