Minh-tien Bui – Business Consultant
In het post-corona tijdperk omarmen organisaties flexibel werken, zowel thuis als op flexwerkplekken. Hoe kun je als organisatie omgaan met privacy op een remote werkplek? Naast de wettelijke verplichtingen die u als werkgever draagt, heeft het doordacht omgaan met privacy ook een aantal voordelen: het werknemersvertrouwen groeit, het voorkomt reputatieschade en het minimaliseert cyberdreigingen. Proactieve privacy-maatregelen zijn strategisch én noodzakelijk voor data-integriteit buiten kantoor.
Voor gefundeerd privacy beleid kun je denken aan de volgende vijf aandachtspunten. Lees verder voor een inzage in – bewezen effectieve – maatregelen.
De 5 aandachtspunten voor betere bescherming van privacy bij remote werken zijn:
Misschien wel het belangrijkste aandachtspunt bij het ‘werken op afstand’; het juist inrichten van toegang en authenticatie. Zorg ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang kunnen krijgen tot bedrijfssystemen en- gegevens. Daarnaast is het gebruik van een sterke authenticatiemethode zoals twee-staps verificatie (2FA) belangrijk om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang krijgen tot bedrijfsmiddelen.
Wat is er nodig om de veiligheid van de verzending van gevoelige informatie te waarborgen? Het gebruik van beveiligde communicatiemiddelen draagt hier in sterke mate aan bij. Hierbij kunt u denken aan versleutelde e-mails, messaging-apps en het verplichten van virtuele privénetwerken (VPN’s). Het vermijden van het gebruik van openbare (Wi-Fi) netwerken is daarnaast van cruciaal belang. De verbindingen zijn hierbij niet beveiligd en vormen zo een aanzienlijk risico voor de vertrouwelijkheid van de overgedragen gegevens.
Naast het onnodig bewaren van (persoonlijke)data brengt het risico met zich mee van mogelijke datalekken wanneer gegevens nog aanwezig zijn terwijl ze allang verwijderd hadden moeten worden. Het minimaliseren van de verantwoordelijkheid voor andermans gegevens is cruciaal voor elke organisatie. Daarom is het van groot belang om een beleid te implementeren voor het veilig bewaren en verwijderen van gegevens op het juiste moment.
Veel medewerkers zijn zich niet voldoende bewust van schermbeveiliging en vergrendeling. Daarom is het van belang om werknemers continu aan te moedigen schermvergrendeling in combinatie met wachtwoorden en/of pincodes op hun laptop te gebruiken. Dit is niet alleen relevant bij fysieke locaties, maar ook van groot belang bij remote werken, zelfs in een als veilig beschouwde thuiswerkomgeving. Deze maatregelen voorkomen ongeautoriseerde toegang tot gegevens wanneer apparaten onbeheerd worden achtergelaten en waarborgen zo de integriteit van informatie, ongeacht de werkomgeving.
Bewustwording rondom privacy (de ISO 27701 certificering) en informatiebeveiliging ontstaat niet vanzelf binnen een organisatie. Het blijft cruciaal om regelmatig sessies te organiseren, vooral gezien recente groeiende cyberdreigingen zoals gerapporteerd door media. Deze sessies dienen als proactieve maatregelen om medewerkers alert te houden op mogelijke gevaren en actuele beveiligingsprotocollen.
Anno 2024 waarin flexibel werken een nieuwe standaard is geworden, is ook het waarborgen van privacy op afstand cruciaal. De bescherming van bedrijfsinformatie en persoonsgegevens verdient daarom extra aandacht, niet alleen vanuit wettelijk perspectief, maar ook voor het opbouwen van werknemersvertrouwen, het voorkomen van reputatieschade en het minimaliseren van cyberdreigingen.
Met BMGRIP kun je rekenen op een ervaren team dat expertise biedt op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. We helpen je op een pragmatische manier aan bewezen effectieve maatregelen voor een gefundeerd privacybeleid en bouwen samen met jouw organisatie aan een sterke verdediging tegen moderne (cyber)dreigingen.
Ons securityteam fungeert als back-up voor complexe vraagstukken, en met een CISO, Privacy Officer en 24/7 datalek mailbox staan we altijd paraat. Heb je hulp nodig bij het optimaliseren van jouw beleid voor remote werken? Neem contact op met BMGRIP voor effectieve ondersteuning.
