Inrichting managementsysteem

Om aan een ISO, NEN of ISAE norm te voldoen, moet je het managementsysteem juist inrichten. Zet onze experts in om dit project succesvol af te ronden!
  • Begeleiding bij certificering
  • Implementatie duurzaam managementsysteem
  • Grip op privacy, security & continuity

Vertrouwd door 1.500+ klanten in zorg en informatietechnologie

Wat houdt inrichting van het managementsysteem in?

Om te voldoen aan de normen van ISO, NEN of ISAE, is een correcte inrichting van het managementsysteem noodzakelijk. Daarin moet je verschillende zaken beschrijven en vastleggen. Denk aan beleid, doelstellingen, afspraken, processen en gedragsregels. Ook zorg je ervoor dat je de risico’s inzichtelijk hebt en passende maatregelen treft. Daarbij leg je tevens vast hoe je organisatie die afspraken en werkwijze borgt. Niet in de laatste plaats geeft je organisatie aan hoe zij zorgt dat alle medewerkers werken volgens de afspraken en hoe je dat regelmatig controleert.

Wanneer je alles vanaf nul gaat uitwerken en inrichten, dan kan dat behoorlijk veel werk zijn. Iedere organisatie is uniek. Maar uit onze praktijk blijkt ook dat er veel overeenkomsten zijn. Al die generieke elementen hebben we vastgelegd in basisdocumenten en templates. Gecombineerd met onze online tool SmartManSys is veel van het werk daarmee al gedaan. Wat rest richting je certificaat, is het unieke en speciale van jouw organisatie bepalen, uitwerken en vastleggen. Slim Certificeren noemen we dat.

5 redenen waarom 

We noemden al dat het juist inrichten van het managementsysteem belangrijk is voor het certificeren voor normen als ISO, NEN en ISAE.

Het juist inrichten biedt bedrijfsmatig ook veel voordelen:

  • Controle en overzicht: een goed ingericht managementsysteem biedt een gestructureerd kader waarmee organisaties grip kunnen krijgen op hun bedrijfsvoering, waaronder aspecten als informatiebeveiliging, privacy, kwaliteit en bedrijfscontinuïteit.
  • Integratie van elementen: het helpt bij het beheren van alle betrokken elementen - mensen, systemen, processen en data - zowel binnen als buiten de organisatie, door deze in samenhang te zien en te beheersen​​.
  • Continue verbetering: managementsystemen ondersteunen continue verbeteringsprocessen door de Plan-Do-Check-Act cyclus. Ze houden documentatie actueel en toegankelijk, wat essentieel is voor zowel medewerkers als auditors​​.
  • Risicobeheersing: managementsystemen helpen bij het identificeren van risico’s en het nemen van maatregelen op de specifieke risico's die een organisatie loopt, wat cruciaal is voor een effectieve risicobeheersing​​.

Inrichting managementsysteem: ons stappenplan

Ieder project kent een vast aantal stappen om te komen tot een managementsysteem dat voldoet aan de vereiste norm. Maar minstens zo belangrijk, dat ook bij veranderende omstandigheden binnen of buiten de organisatie blijft voldoen aan deze norm. Deze op elkaar afgestemde stappen kun je als geheel pakket afnemen of als afzonderlijke onderdelen.

  1. Nulmeting: Om ervoor te zorgen dat we alleen doen wat er nodig is en je die zaken aanpakt die voor jouw organisatie van toepassing zijn, voeren wij de nulmeting uit. Bij de nulmeting brengen we eerst de organisatie in kaart, kijken we naar wat er al aanwezig is en wat er nog moet gebeuren. Hiervan maken we een rapport met een concreet projectplan zodat je snel aan de slag kunt.
  2. Implementatie: Aan de slag. Met het in stap 1 gemaakte projectplan starten we met de inrichting van het managementsysteem. De vaststelling van de ‘gaps’ geeft aan wat er moet gebeuren. De detailplanning, het budget en de onderlinge rolverdeling maken voor alle betrokkenen duidelijk hoe, wie en in welke volgorde we dat gaan doen. Belangrijk hierbij is de betrokkenheid van het management en de medewerkers. Een managementsysteem maak je samen. Bekijk onze verschillende implementatiepakketten.
  3. Certificatie: Een onafhankelijke externe auditor van een certificerende instelling toetst je managementsysteem. Met als doel een certificaat. Een audit bestaat uit twee onderdelen: Documentatiebeoordeling en interviews waarbij de werking van het managementsysteem wordt getoetst. Hierbij wordt voornamelijk gekeken naar de werking van de Plan-Do-Check-Act (PDCA-cyclus). Na een positief resultaat bij de externe audit kun je vervolgens het certificaat halen.

Veelgestelde vragen

Wij zijn gespecialiseerd in het begeleiden van organisatie bij het inrichten van het managementsysteem. We beantwoorden graag al je vragen. Wil je sparren? Neem vandaag nog contact met ons op. Wij denken graag mee.

Omdat iedere organisatie uniek is, vraagt het inrichten en onderhouden van het managementsysteem om een passende aanpak. Beschikt je organisatie bijvoorbeeld over uitgebreide specialistische kennis en voldoende tijd? Dan kunnen wij je helpen bij het zelf uitvoeren van de werkzaamheden. Wil je liever dat wij je zowel inhoudelijk als qua projectleiding ondersteunen, dan voeren we het project samen met je uit. Als je organisatie niet de tijd of kennis heeft en geheel ontzorgd wil worden, dan nemen we met onze uitgebreide aanpak al het werk uit handen. Bekijk al onze implementatiepakketten.

Het uitgangspunt in onze aanpak is niet de norm, maar je organisatie. Dit doen we middels een nulmeting. Jouw proces is de basis en staat centraal in onze aanpak. De norm is het kader waaraan we je organisatie toetsen. Het voordeel daarvan is dat we alleen daar waar nodig dingen aanpassen. Dat scheelt tijd en geld. Waarbij de herkenbaarheid en daarmee praktische toepasbaarheid voor alle betrokkenen maximaal is.

Het opzetten van een managementsysteem neemt gemiddeld zes tot negen maanden in beslag. Bij grotere klanten kan het langer duren, bij hele kleine klanten zou het zomaar eens sneller kunnen gaan.

Direct hulp

Schakel binnen 24 uur met onze consultants.

Privacy statement - Disclaimer - © 2024 BMGRIP