SmartManSys is erg veelzijdig. Bekijk hieronder de verschillende functionaliteiten van de software en hoe het jouw organisatie verder kan helpen.
Bent u op zoek naar software voor uw managementsysteem? SmartManSys helpt u om uw managementsysteem slim en efficiënt in te richten en eenvoudig te onderhouden. De software bevat bovendien de teksten van alle gangbare normen en kaders. Daarnaast zijn er veel handige templates voor beleidsstukken en processen beschikbaar in SmartManSys, waardoor het u veel werk uit handen neemt. SmartManSys is een cloudapplicatie, zodat iedere medewerker eenvoudig overal en altijd toegang heeft tot de actuele documenten en precies weet welke actiepunten moeten worden uitgevoerd.
Wanneer u uw managementsysteem voor het eerst inricht, zijn er veel documenten nodig en moet u uw processen beschrijven. Uit onze uitgebreide praktijkervaring blijkt dat er binnen organisaties in dezelfde branche vaak veel overeenkomsten zijn. Daarom hebben we sjablonen en templates ontwikkeld voor de belangrijkste processen, procedures en beleidsstukken. Deze zijn, waar mogelijk, specifiek per branche uitgewerkt. Hiermee krijgt u niet alleen de structuur van uw managementsysteem aangereikt, maar kunt u de sjabloonteksten ook snel aanpassen aan uw eigen organisatie. Het is een overzichtelijke invuloefening die u veel tijd bespaart.
Veel van uw medewerkers hebben toegang nodig tot documenten om hun dagelijkse werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. Aangezien de tijd niet stil staat, is het essentieel dat veranderingen binnen en buiten uw organisatie regelmatig worden doorgevoerd in uw managementsysteem. SmartManSys ondersteunt u bij het planmatig uitvoeren van deze continue verbetering volgens de Plan-Do-Check-Act-cyclus. Dit gebeurt door automatisch revisietaken aan te maken voor alle documentatie. Op deze manier blijven uw documenten actueel en zijn ze eenvoudig toegankelijk voor uw medewerkers en auditors. Op basis van het principe "Need to Know" kunt u zelf de toegang tot documenten eenvoudig inrichten. SmartManSys biedt hiervoor verschillende opties, zoals bedrijfsonderdelen, rollen en functies.
SmartManSys biedt ondersteuning bij alle gangbare normen, zoals ISO, NEN en ISAE. Daarnaast zijn belangrijke wetgeving, waaronder de AVG, geïntegreerd. Voor alle normen en wetten in SmartManSys is er een koppeling tussen de verschillende normeisen en de paragrafen in het handboek, waar u de nodige maatregelen beschrijft om aan deze eisen te voldoen. Hierdoor is de Verklaring van Toepasselijkheid, die tijdens de externe audit vereist is, al grotendeels voor u opgesteld. SmartManSys plaatst uw primaire organisatieproces centraal en gebruikt de normen als kaders. Hierdoor wordt het systeem niet alleen praktischer en toegankelijker voor uw medewerkers, maar u bent ook in staat om uw managementsysteem eenvoudig uit te breiden met aanvullende normen. SmartManSys identificeert automatisch alle overlappen voor u, wat het proces vereenvoudigt. Dit betekent dat u aanpassingen slechts op één plek hoeft door te voeren wanneer er veranderingen optreden.
Het dashboard is een gepersonaliseerde overzichtspagina waar elke gebruiker zijn eigen taken, afwijkingen, gekoppelde documenten en relevant nieuws kan vinden. Op deze manier heeft elke gebruiker alle informatie dicht bij handen en in één oogopslag duidelijkheid over de status van het managementsysteem
Op het Dashboard is het mogelijk om snel een incident te melden, zoals een beveiligingsincident (bijvoorbeeld een datalek). Voor zorgorganisaties bestaat de mogelijkheid om ook direct een VIM-melding te doen. Hierdoor kan iedere gebruiker op een centrale plek incidentmeldingen indienen.
Het handboek in SmartManSys presenteert de processen van de organisatie in vier overzichtelijke hoofdstukken. Niet de norm, maar de primaire processen van de organisatie staan centraal. Dit bevordert een optimale integratie tussen de organisatie en de relevante normeisen. In het handboek is alle informatie samen met de onderliggende documentatie en invulling van de normeisen samengebracht.
Er zijn standaard sjabloontekstblokken en procesflows beschikbaar in SmartManSys. Daarnaast zijn er voor veel branches ook specifieke tekstblokken en procesflows. Neem contact met ons op om te ontdekken of dit voor uw branche ook het geval is. Het gebruik van deze sjabloontekstblokken en procesflows versnelt de implementatie van het handboek.
De organisatie module helpt u bij het opzetten van een overzicht van alle informatiestromen, middelen, processen en functies binnen uw organisatie. Door middel van het opzetten van een IPPA schema creëert u een integraal totaaloverzicht waarbij de primaire processen van uw organisatie centraal staan. De integrale aanpak en slimme koppelingen in het systeem versnellen de implementatie. Het eindresultaat biedt zowel overzicht als diepgang voor:
Met de risicoanalyse module optimaliseren we de gebruikservaring door uw organisatie te ondersteunen in het beheer van risico's. Deze module sluit daarnaast naadloos aan op de organisatiemodule. Aan de hand van de processen wordt gekeken welke onderdelen binnen uw organisatie kritiek zijn. Vanuit hier onderzoeken we de bijbehorende risico’s. Uiteraard gaat dit op basis van onze best practices en wordt u bij het opvolgen hiervan geholpen door SmartManSys. Dit gebeurt onder andere door automatisch voorgestelde relevante beheersmaatregelen, wat het werk enorm vereenvoudigt!
De risicoanalyse module brengt verschillende voordelen met zich mee:
Met de taken module kunt u taken uitzetten en beheren. Dit kunnen taken zijn die gekoppeld zijn aan afwijkingen, periodiek terugkerende taken (revisies) of losstaande taken. Het aanmaken gaat met een simpele druk op de knop.
De taken module geeft een overzicht van alle taken in uw organisatie en de status hiervan. Ideaal voor een kwaliteitsmanager of een security officer om de voortgang te kunnen bewaken.
Door het vastleggen van taken in deze module is het werken volgens de Plan-Do-Check-Act-cyclus gewaarborgd. Medewerkers krijgen na het aanmaken van een taak een melding van SmartManSys en indien gewenst ook via een mail en agendaverzoek. Zo kunnen ze de toegewezen taak eenvoudig oppakken en aantoonbaar afmelden na voltooiing.
De audit module helpt u bij het voorbereiden en uitvoeren van een interne audit. Via de module geeft u aan welke normen en welke hoofdstukken u uit het handboek wilt evalueren, waarna SmartManSys u op weg zal helpen.
De auditmodule maakt op basis van de gekoppelde processen en functies automatisch een voorstel voor een agenda aan. Zo worden per functie de gekoppelde processen inclusief bijbehorende normelementen direct zichtbaar. Met behulp van deze lijst, en de bijbehorende auditvragen, kunt u eenvoudig de antwoorden van uw audit vastleggen. Hierdoor is de opzet en uitvoering van de interne audit duidelijk inzichtelijk binnen SmartManSys.
Bevindingen die uit de audit naar voren komen kunt u met één druk op de knop toevoegen aan het afwijkingenregister. Vanuit het afwijkingenregister maakt u vervolgens taken aan. Op deze manier verloopt de opvolging van uw auditbevindingen makkelijk en geordend. Daarnaast kunt u de auditresultaten exporteren als pdf document. Zo heeft u het auditrapport ook buiten SmartManSys beschikbaar.
Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voert u een DPIA uit wanneer u een ‘nieuwe verwerking van persoonsgegevens’ start in uw organisatie waarbij mogelijk (hoge) risico’s kunnen ontstaan t.a.v. privacy van de betrokken personen. Bijvoorbeeld als u gebruik wilt gaan maken van cameratoezicht, een nieuw softwarepakket gaat gebruiken of als u gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens wilt gaan verwerken.
SmartManSys helpt u om snel én gemakkelijk een DPIA uit te voeren op een gegevensverwerking. U doorloopt de volgende drie stappen:
Met SmartManSys kunt u binnen één dag een DPIA uitvoeren. Geen eindeloze vragenlijsten en invulvelden, maar een overzichtelijke en logische structuur die uw organisatie helpt om een DPIA uit te voeren.
Voldoet aan alle eisen
De DPIA module in SmartManSys voldoet aan de eisen van de AP en het richtsnoer van de European Data Protection Board.
Zodra de juiste scope is vastgesteld genereert SmartManSys een vragenlijst voor de DPIA, die aansluit bij de nieuwe verwerking. De vragenlijst is opgesteld volgens de PIA handreiking van NOREA en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Binnen de normenmodule heeft u de volledige normtekst van de norm(en) waaraan het managementsysteem moet voldoen, waarbij ook de eisen voor uw managementsysteem beschreven zijn. De normenmodule koppelt deze normelementen rechtstreeks aan paragrafen in het handboek.
In het overzicht van normeisen en handboek paragrafen is ook direct inzichtelijk voor welke normeisen de handboekbeschrijving definitief is opgesteld. Daarnaast dient deze module ook als de Verklaring van Toepasselijkheid (VvT) indien u de ISO 27001 of NEN 7510 norm koppelt. Als binnen SmartManSys beheersmaatregelen worden gekoppeld aan een risico, geeft de normenmodule dit namelijk automatisch weer. Zo ziet u direct voor welke normeisen u nog zaken moet regelen.
Afwijkingen zijn situaties die niet overeenkomen met de gewenste afspraken, het beleid of de normen. Om te voldoen aan de normen is het belangrijk dat afwijkingen worden geregistreerd en op de juiste manier worden opgevolgd. Dit kunt u eenvoudig doen in de Afwijkingenmodule van SmartManSys. Registratieformulieren zijn namelijk op maat te maken afhankelijk van de herkomst (bijvoorbeeld audit bevinding, klacht, KTO of incident), waardoor alles op één centrale locatie geregistreerd kan worden.
Om een afwijking goed op te kunnen volgen moet er een analyse uitgevoerd worden. De benodigde criteria voor de analyse zijn allemaal aanwezig in de Afwijkingen module. Enkele voorbeelden van criteria zijn: impact, waarschijnlijkheid en effectiviteit van de genomen maatregel.
Uit de analyse van de afwijking kan blijken dat er vervolgacties ter verbetering uitgevoerd dienen te worden. Deze vervolgacties (taken) kunt u direct aan een afwijking koppelen, zodat correcte opvolging altijd inzichtelijk is. Deze taken zijn daarna ook direct in de takenmodule terug te vinden.
Een van de eisen van de AVG is het opstellen van een verwerkingsregister. In dit register moeten alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de organisatie vermeld worden. SmartManSys biedt de mogelijkheid om deze AVG-verplichting eenvoudig te integreren in het managementsysteem.
Doordat er per proces beoordeeld wordt welke persoonsgegevens verwerkt worden, is het opstellen en bijhouden van het verwerkingsregister eenvoudiger. Na het selecteren van een proces zijn alle verplichte elementen van het verwerkingsregister aanwezig in een ingevuld. Iedere verwerking wordt zo in het gewenste detail omschreven.
Direct schakelen met een expert
