Bij veel organisaties klinkt dezelfde vraag: voldoen we eigenlijk nog wel aan de norm? ISO, NEN, ISAE, AVG, op papier lijkt het geregeld, maar in de praktijk is het vaak onduidelijk of alle documenten, processen en maatregelen nog aansluiten op de laatste eisen.
Dat is meestal niet omdat er niets gebeurt, maar omdat normteksten en wetgeving los staan van het managementsysteem. Iedere wijziging in een norm betekent dan: zelf alles nalopen, lijstjes afvinken, documenten vergelijken en hopen dat je niets over het hoofd ziet. Tijdrovend, complex en uiteindelijk ook risicovol.
Zolang normen en wetgeving niet geïntegreerd zijn in je managementsysteem, blijft compliance een handmatige exercitie. Bij elke wijziging moet je zelf uitzoeken:
Hoe meer normen je hebt, hoe groter de kans dat er iets blijft liggen. Zeker als je werkt met ISO of NEN normen en ISAE rapportages én te maken hebt met wettelijke verplichtingen zoals de AVG.
Het gevolg: je investeert veel tijd in controle, maar je weet alsnog niet zeker of je volledig up to date bent.
SmartManSys is ontwikkeld om dat structureel op te lossen. In plaats van losse normdocumenten naast je managementsysteem, koppelt de software jouw managementsysteem direct aan de relevante normen en wetgeving.
Wijzigingen in normen vertaal je daarmee niet meer handmatig naar allerlei losse documenten, maar je stuurt centraal vanuit één systeem. Een cruciaal onderdeel daarin is de Verklaring van Toepasselijkheid (VVT). Binnen SmartManSys is jouw managementsysteem gekoppeld aan de VVT, zodat je in één oogopslag ziet:
Zo wordt helder welke norm eisen waar in jouw organisatie landen.
In SmartManSys staan normen niet los van je dagelijkse praktijk, maar vormen zij het kader rond je primaire organisatieproces. Je vertrekt vanuit hoe jouw organisatie werkt en koppelt daar de normen en wetgeving aan.
Dat heeft drie grote voordelen:
Daarbij identificeert SmartManSys automatisch overlappende eisen. Moet je voor meerdere normen hetzelfde regelen? Dan hoef je de aanpassing maar op één plek te doen. Dat scheelt tijd, voorkomt inconsistenties en verkleint de kans op fouten.
Uiteindelijk draait het om zekerheid. Je wilt kunnen laten zien dat je voldoet aan de laatste normen en wetgeving, zonder dat je team verdrinkt in controles en excel lijsten.
Met SmartManSys werk je toe naar een managementsysteem dat:
Kortom: als je jezelf geregeld afvraagt of je nog wel voldoet aan de norm, ligt het probleem vaak niet bij je mensen, maar bij de manier waarop norm en managementsysteem los van elkaar staan. Met SmartManSys breng je die twee bij elkaar en maak je van compliance een beheersbaar en toekomstbestendig proces.
Loop je als organisatie steeds vast op het opbouwen van je managementsysteem? Lees nu hoe je dit beter kan doen.
